Útmutató angol hivatalos levél és email írásához:
5 hivatalos levélmintával és angol kifejezésekkel a levélhez, emailhez

Az angol hivatalos levél és email a leggyakrabban használt kommunikációs formák az üzleti életben. És mint tudjuk, az üzleti sikerek kulcsa a jó kommunikáció.

Ennek fényében állítottuk össze neked ezt az anyagot, hogy munkád során egy angol hivatalos levél (vagy email) írása ne okozzon gondot.

Ha szeretnél tudni olyan hivatalos levelet vagy emailt írni, amelyben profin fogalmazol, a levélhez megfelelő angol kifejezéseket használsz és ezáltal észre sem veszik, hogy nem anyanyelvi vagy, akkor érdemes elolvasnod ezt a cikkünket.

Útmutató angol hivatalos levél és email írásához: 5 minta levéllel és angol kifejezésekkel a levélhez, emailhez

A cikk 4 alapvető részből épül fel:

 

  1. Átbeszéljük a formai követelményeit a hivatalos levélnek és emailnek, így például hogyan kell megcímezni egy levelet, milyen esetben hogyan szólítsuk meg a másik félt stb.
  2. Témánként megnézzük a leggyakoribb angol hivatalos levél kifejezéseket például, hogyan kérj információt valamiről levélben, vagy hogyan kérd meg egy kollégádat udvariasan egy feladatra emailben.
  3. Összeszedtünk pár tippet neked a formai követelményekkel és a megfogalmazással, hangvétellel kapcsolatban.
  4. A mindennapokban gyakran használt 5db angol levélminta közül válogathatsz, amelyikre épp szükséged van.

 

Ez utóbbiaknál a következő angol nyelvű hivatalos sablonokat állítottuk össze neked:

  1. Minta: Angol levél állásra jelentkezéshez
  2. Minta: Panaszlevél angolul
  3. Minta: Angol felmondó levél
  4. Minta: Angol ajánlatkérő levél
  5. Minta: Válasz az előző angol ajánlatkérő levélre (a munka világában gyakran használt az ilyen angol üzleti levél).

Ezeket itt le is töltheted Word formátumban, amit később saját ízlésedre átszerkeszthetsz.

 

Angol hivatalos levélforma + minta

Sokan úgy gondolják, hogy a levél halott, mint kommunikációs forma, azonban ez csak annyiban igaz, hogy az email sokkal gyakrabban használt mára.

A hivatalos levél még ma is sok helyen használt és elvárt, így érdemes ismerned formai követelményeit és a levélhez használt angol kifejezéseket.

Ráadásul mind a használt kifejezések, mind a formai követelmények szempontjából rengeteg hasonlóság van a levél és az email között.

Ezért is döntöttünk végül úgy, hogy egy anyagban tárgyaljuk a hivatalos levél és email írását.

Először is nézzünk meg egy angol hivatalos levélmintát példának okául. Ez abban is segíteni fog, hogy majd megkülönböztessük a formai elemeket az emailtől.

(A képen a nagy piros számok a levél formai elemeinek beazonosítására szolgálnak és nem a levél részei)

angol hivatalos levél forma minta

Természetesen minden hivatalos levél különböző és a témája a célodtól függ.

Azonban megvizsgálva ezt az angol minta levelet állásra jelentkezéshez, láthatunk 10 elemet, amely mindentől függetlenül mindig megjelenik.

 

Angol hivatalos levél címzése

#1: A jobb felső sarokban helyezkedik a levelet küldő címe:

 

Tehát, ha te küldöd a levelet, akkor a jobb felső sarokba írd a saját vagy céged címét. Az angol hivatalos levélforma szerint sorrendileg a következőket kell írnod:

a) Házszám és utcanév – egy sorba és a magyarral ellentétben nincs a házszám után pont.

Valamint, ha cég nevében írod és a céges címet adod meg, akkor a cég nevét írd fel első sorba és csak utána a házszámot és az utcanevet. Tehát például az Angol Intézet esetében így nézne ki.

Angol Intézet (cégnév)
22 Népfürdő street (házszám + utcanév)
Budapest (város)
Pest (megye)
1138 (irányítószám)
TEL: (70) 612 9732

b) A következő sorba írod a kerületet (a példában Brixton szerepel, ez London egyik kerülete).

c) Az ez utáni sorba a város neve kerül.

d) Majd az utolsó sorba a postai irányítószám, példánkban: Q82 9NY

 

angol hivatalos levél címzése küldő címe

Ne lepődj meg akkor sem, ha a várossal egy sorban látod az irányítószámot. Továbbá angoloknál post code néven találkozhatsz vele, míg az amerikaiaknál zip code a neve.

Az angol hivatalos levél címzésekor ne feledd a küldő címét jobbra zártan írni, tehát a fenti felsorolt elemek a levél jobb oldalán helyezkedjen el.

 

#2: A levél következő eleme a dátumozás.

 

Az angol dátum írása szintén jobbra zártan történik és a levél küldőjének címe alá.

Figyelj arra is, hogy az angol levél dátumozása a következő sorrendben van: NAP/HÓNAP/ÉV, pont fordítva, mint magyarul.

Továbbá angol dátum írásakor elegendő az évnek az utolsó két számjegyét kiírni, tehát 2017-ben csak azt, hogy 17.

 

#3: A levél címzésének következő része a címzett adatai

angol hivatalos levél címzése címzett adatai

Az angol hivatalos levélforma szerint sorrendileg a következőket kell írnod:

  1. A címzett neve. Magyar nevek esetében felcserélve írva először a keresztnév, majd a vezetéknév.
  2. Beosztása a levelet fogadó félnek, amennyiben ismert.
  3. Cégnév, ahol dolgozik a címzett.
  4. Címe: ez az előzőekhez hasonlóan házszám (pont nélkül) és utca név.
  5. Város neve következő sorba, ahol a cég található.

Ezt már az előzőekkel ellentétben balra zártan kell írni és lehetőleg az első sora essen a dátum alá, ahogyan az elhelyezkedést a fenti hosszú levél sablonon is láthatod.

 

#4: Angol hivatalos levél megszólítás:

 

Amennyiben ismered a címzett nevét, megszólításként írd azt, hogy: Dear + Mr (ha férfi) / Mrs (ha nő) + Családnév. Például: Dear Mr Smith – Kedves Kovács Úr

Ha felmerülne kérdésként, melyik a családnév az angolban, akkor mindig az utolsó, mert az angoloknál az “első név” a keresztnév.

Továbbá az angol megszólítás után vesszőt teszünk és nem felkiáltójelet, mint magyarul.

Figyelem a Mr / Mrs (Uram / Hölgyem) megszólítás után nem teszünk pontot az angol nyelvben.

Érdekesség: Ez alól egy, az üzleti életben igen ritkán használt kivétel van, ha egy tiszteletesnek, papnak írunk.
Ekkor esetükben a Mr helyett a Reverend (tiszteletes) szót szokás “Rev.”-ként rövidíteni, így ez esetben például azt írjuk, hogy Dear Rev. Smith, ilyenkor kell a pont. Talán külföldi esküvőszervezésnél még jól jöhet.

Ennél egy sokkal hasznosabb második verzió angol hivatalos levél megszólításakor a Dear Sir or Madam. Ezt akkor használhatod, ha nem ismered a címzett nevét.

angol hivatalos levél megszólítás ha nem ismerjük a címzett nevét

Manapság ez a leginkább használatos ilyen esetben, azonban érdemes említést tenni egy sokkal formálisabb és személytelenebb megszólításról is: To whom it may concern.  – Annak, akit a levél illet – így fordítanám, de nem használnám magyarul sem szívesen.

Ez egy túlzóan hivatalos megszólítási forma, így csak akkor használd, ha direkt ilyen hangvételben szeretnéd a leveled írni.

Minden más esetben, ha nem tudod a nevet Dear Sir or Madam.

 

#5: Bemutatkozás angolul hivatalos levélben és a tárgy megfogalmazása

 

Fontos, hogy a megszólítás után habár vessző van, a bemutatkozó szöveget mégis nagy betűvel kezd.

vessző megszólítás után angol hivatalos levél email

Ezután nincs is egyszerűbb és egyértelműbb bemutatkozási forma egy hivatalos levélben vagy emailben, minthogy: My name is ………………

Ez teljesen elegendő, esetleg kiegészítheted azzal, hogy milyen pozícióban és melyik cégnél dolgozol.

Ezen kívül még előfordulhat, hogy valaki más, például egyik főnököd nevében kell megírnod egy angol hivatalos levelet. Ekkor a következőt használd bemutatkozásnál:

My name is Gareth White and I am writing to you on behalf of ……… (ide helyettesítsd be annak a nevét, akinek a nevében írod a levelet).

 

Az angol hivatalos levél esetében nincs tárgy mező, mint az emailnél, így itt az elején meg kell fogalmaznod, mi az üzleti levél tárgya, miért írsz az adott illetőnek.

Erre a következő kifejezéseket használhatod: regarding; in reference to; concerning; in relation to… majd ez után leírod leveled fő célját 1-2 mondatban, példákkal:

  • My name is Gareth White and I am writing to you regarding… (your recent advertisement for recruitment specialist.)
  • My name is Gareth White and I am writing to you in reference to…
  • My name is Gareth White and I am writing to you concerning…
  • My name is Gareth White and I am writing to you in relation to…

Lényegében ezekkel a kifejezésekkel helyettesíted a kevésbé hivatalos “about” szót, amit kollégákkal való emailezések során továbbra is használj nyugodtan.

 

#6: Az angol hivatalos levél tartalma

 Az angol hivatalos levél tartalma

Ezután leírod részleteiben, mit is szeretnél leveleddel, emaileddel. Lehet az egy árajánlatkérés vagy egy panaszlevél, ez teljesen tőled függ.

Éppen ezért itt mélyebb részletekbe nem is bocsátkoznánk. A gyakori angol hivatalos levél és email kifejezések részben rengeteg mindent összegyűjtöttünk neked a különböző témákhoz.

 

Levél befejezése (7,8,9,10)

 

#7: Összefoglaló

Ebben a részben összefoglaljuk és emlékeztetjük a címzettet, hogy miért is írtuk levelünket. Röviden, tömören, lehetőleg egy mondatban.

Gyakran használt kifejezés ilyenkor, hogy I hope that you have the time to… (do sg) (remélem lesz ideje arra, hogy …).

Ezután megismétled a fő okot, amiért írtad a levelet, a példánk szerint: …review my attached curriculum vitae (átnézni a csatolt önéletrajzomat).

angol hivatalos levél és email befejezése

#8: Válasz kérése levélben (vagy emailben)

 

Azért, hogy a hivatalos leveledre mindenképp kapj választ érdemes ezt szavakban is kifejezni. Ez esetben ezeket az angol kifejezéseket használd leveledhez:

  • I look forward to receiving your reply – Várom a válaszát
  • I look forward to hearing from you soon – Várom, hogy mielőbb halljak Ön felől
  • I look forward to meeting you in person – Várom, hogy személyesen is találkozzunk

Az “I look forward to + ige ING-es alakja” a leggyakrabban használt kifejezés ilyenkor.

Ez egy udvarias és kellően személyes megfogalmazása annak, hogy valamilyen folytatásra (legtöbbször válaszra) várunk a címzettől.

Egy másik hasznos befejezése az angol hivatalos levelednek ez lehet: please reply/respond at your earliest convenience Várom mielőbbi válaszát.

Ez sokkal konkrétabb befejezése egy levél szövegének és egyértelműen kifejezi, hogy elvárjuk, hogy a másik fél mielőbb válaszoljon.

Ez egy hivatalos és még egyáltalán nem sértő megfogalmazás azokra az esetekre, ha fontos és sürgős kérdésekre szeretnénk mielőbbi választ kapni.

 

#9: Angol hivatalos levél elköszönés

 

Vitathatatlanul kétféle elköszönés lehetséges hivatalos üzleti levél esetén.

  • Yours sincerely – akkor használatos, ha ismered a címzett nevét.
  • Yours faithfully – ez pedig akkor használatos, ha nem ismered a címzett nevét.

Az angol email írás esetén megszokott elköszönések, mint a Kind regards, Best regards stb. hivatalos levél esetén nem használatosak.

 

#10: Végül írd alá a levelet.

 

Ne feledd fordítva írni a neved “angolosan”, tehát először keresztnév és utána a családnév/utónév. Ez alá még odaírhatod jelenlegi pozíciódat is, ha szeretnéd.

 

Formai különbségek az angol hivatalos levél és email írása között.

Formai különbségek az angol hivatalos levél és email írása között

A fenti angol levélminta alapján megkülönböztetett 10 pont nagy részét teljes mértékben alkalmazhatod angol email írása esetén.

Azonban az első 3 pontra ez egyáltalán nem igaz. Továbbá kiegészül a tárgysorral és apróbb változtatásokra is van lehetőség, ezeket fogjuk most átvenni:

 

#1: Az emailben nem kell saját címedet részletesen feltüntetni.

Vagy ha ezt meg akarod tenni, akkor is az aláírásba szokás beletenni általában az email végére (és nem a levél elejére), gmail esetében például így. Az email-ben ez a rész lesz egyszerűen a te email címed, amelyet a FROM mező jelöl.

angol hivatalos email címzés

#2: Az angol dátumozásra sem kell itt neked ügyelned, hiszen ezt az email kezelő szoftvered automatikusan elvégzi.

#3: Végül az email címzése is sokkal egyszerűbb a levélhez képest, hiszen csak az email címét kell megadnod annak, akinek küldöd az emailt a „TO” sorba.

#4: Az email esetén bejön egy plusz elem a tárgysor (SUBJECT) Az angol hivatalos levélhez képest.

Itt nevezed meg, miről szól értelemszerűen az emailed, amit általában levél esetében az első mondatok egyikében egyébként, amúgy is le szokás írni.

Annyi még a különbség, hogy angol (hivatalos) email esetén nem szükséges a tárgysorban a kerek egész mondat, elég annyi például a fenti levél minta alapján, hogy: Job Application – Gareth White

A lényeg az email tárgyásoránál, hogy az üzenet fő mondandóját, célját a lehető legjobban sugallja.

 

#5: Megszólítás angol hivatalos email esetén

Vannak, akik az emailre egy kevésbé hivatalos kommunikációs formaként tekintenek.

Azonban az angol hivatalos email esetében is – különösen az első kapcsolatfelvételkor – érdemes követned az angol hivatalos levél által támasztott protokolláris követelményeket. Mit is jelent ez?

Angol nyelvű email megszólításakor, az első kapcsolatfelvételkor használd a Dear Gareth megszólítást (Gareth egy név, ide mindenképp helyettesítsd be a címzett nevét).

Csak az első emailezések után válts üzleti partnereddel egy könnyedebb, barátságosabb hangvételű megszólításra az angol emailekben, amennyiben látod, hogy nyitott erre. Ilyen esetekben használhatod a Hello Gareth / Hi Gareth megszólításokat.

Az email szövegezését illetően, mindent használhatsz ugyanúgy, ahogy fent az angol hivatalos levél esetében leírtuk. Továbbá a levélíráshoz kapcsolódó hasznos angol kifejezéseket pár sorral lejjebb találod. Azonban előtte még egy dolog.

 

#6: Elköszönés az angol hivatalos email végén:

Itt is használatos a hivatalos levél végén használt Yours sincerely (ha ismered a címzettet) / Yours faithfully (ha nem ismered).

Azonban az emailt sokan nem tekintik kellően hivatalosnak, ezért sokszor találkozhatsz a következőkkel:

  • Best Regards,
  • Kind Regards,
  • Kindest Regards,
  • Regards,

Ezek mind használatosak az üzleti életben, azonban ezek kevésbé hatnak hivatalosan, mint a Yours sincerely / Yours faithfully elköszönések.

Ha szigorúan hivatalos emailről van szó, akkor mindenképp ez utóbbiakat használd, minden más esetben nyugodtan vegyítheted a fentiekkel.

 

Gyakori angol hivatalos levél és email kifejezések

Itt összeszedtük neked a leggyakoribb angol kifejezéseket, melyekkel színvonalasan kommunikálhatsz leveledben.

Ezeket használva ténylegesen úgy fogsz megfogalmazni egy hivatalos levelet vagy emailt angolul, mint ahogy egy anyanyelvi teszi. Ezáltal az írásod gördülékeny (könnyebben olvasható) és profi szakmai hatást kelt majd.

Továbbá a leggyakrabban használt hivatalos leveleket össze tudod ollózni ezekből, csupán pár, a te esetedtől függő részlettel kell kiegészítened.

 

Ezekkel az angol kifejezésekkel utalhatsz korábbi kapcsolatfelvételre hivatalos levélben vagy emailben:

  • I am writing to you in response to your previous email…
  • I am writing to you in connection with yesterday’s meeting…
  • I am writing to you regarding our telephone conversation last week…
Ezekkel az angol kifejezésekkel utalhatsz korábbi kapcsolatfelvételre hivatalos levélben vagy emailben

Hogyan fogalmazz meg egy kérést:

  • I would like to…
  • Could I…? Could you…?
  • Would it be possible to…?
  • I would be grateful if you could…

Ez az utolsó a legudvariasabb és leghivatalosabb kifejezés, amit levélben vagy emailben használhatsz a legtöbb esetben.

Például gyakran használt így: I would be grateful if you could forward the documents. – Hálás lennék, ha továbbítani tudnád a dokumentumokat.

 

Ezekkel a kifejezésekkel kérj további információkat valamiről, amiről például korábban nem kaptál elegendőt és szeretnéd jobban látni az összképet valamit illetően.

  • I was hoping to ask you for more information regarding…
  • I would be grateful if you could elaborate upon… (the job description/the salary)
  • Would you be able to expand upon… (the type of room/the extra costs)

 

Hogyan kérj udvariasan engedélyt például felettesedtől, ha valamit szeretnél csinálni:

  • I was hoping to ask your permission regarding… – Remélem, hogy megkapom az engedélyt arra, hogy…
  • I would like to gain your consent to… – Szeretném kérni a beleegyezését, hogy…
  • Would I be able to/allowed to…? – Megengedné, hogy… ?
  • Do you have any objection to…? (the latest proposal/John joining the team) – Van bármi kifogása az ellen, hogy… ?
engedély kérése angol hivatalos levél vagy email írása során

Amikor szeretnéd valakinek felajánlani segítségedet, munkádat a következőek remek mondatok ennek a kifejezésére egy angol hivatalos levél vagy email során.I would like to offer my assistance regarding… (the project/the problem you mentioned)

  • I would like to offer my assistance regarding… (the project/the problem you mentioned)
  • I feel I could be of service in connection with… (the new product/the software)
  • Could I offer any help with…?

 

Ezeket a kifejezéseket érdemes használnod, ha angolul szeretnél hivatalosan panaszlevelet írni:

  • I am writing to complain about…
  • I am writing to express my dissatisfaction with… (my hotel room/your service)
  • I am writing to draw your attention to… (the litter in the city centre/the graffiti on the shop wall)
panaszlevél esetén használt angol kifejezések angol hivatalos levél vagy email esetén

Pár kifejezés, hogyan közölj jó híreket:

  • I am delighted to inform you that…
  • I am very pleased to tell you that….

 

Illetve hogyan ismertesd a rossz híreket:

  • We regret to inform you that… (you have not passed the exam/we cannot offer you the job)
  • Unfortunately, I must tell you that…

Ezek hasznosak tudnak lenni például munkaerő felvételiztetésnél, elutasításkor és pozitív eredmény esetén is (a jó hírek úgy értem).

 

Ezekkel a kifejezésekkel udvariasan megköszönheted mások segítségét, munkáját, idejét vagy lényegében bármit.

  • I am extremely grateful for… (your help/your assistance/your time)
  • Thank you in advance. (Used when a request has been made)
  • Thank you kindly for…
  • I would like to thank you for…
 kifejezések udvariasan megköszönheted mások segítségét

Amennyiben valami miatt szeretnél elnézést kérni, akkor ezeket a mondatokat érdemes használnod egy angol hivatalos levél vagy email megfogalmazásakor:

  • I would like to express my deepest apologies regarding… (the incident at the staff party/the late delivery)
  • I would like to apologise for… (my behaviour/the mistake in the document)
  • Please accept my sincerest apology.

 

Ha meghívó levelet szeretnél valakinek küldeni, akkor ezek az angol hivatalos levél kifejezések jól fognak jönni szerintem:

  • We would be honoured if you would join us at…
  • I am writing to invite you to…
  • We would be delighted if you could attend…

 

Sokszor található csatolmány az angol hivatalos levél és email mellett, erre is van pár remek kifejezésünk.

Sokszor található csatolmány az angol hivatalos levél és email mellett

Itt két részre kell bontani a levél és az email esetét.

Email esetén a következő kifejezéseket használhatod az attach igével:

  • Please find attached… (the minutes from last week/the following document) – Mellékletben csatolom Önnek a múlt heti jegyzőkönyvet/a következő dokumentumot.
  • I am attaching….to this email.
  • Please see the attached document.

Angol hivatalos levél esetén, amikor további dokumentumokat csatolunk a borítékba, akkor azt a kifejezést használjuk, hogy please find enclosed… (mellékelve találja a …)

Ezt a kifejezést sokszor hibásan használják email esetén is, azonban ez nem különösebb probléma, mindenki megérti.

Viszont írott angol hivatalos angol levél esetén semmiképp ne használd az attach igével alkotott kifejezéseket.

Röviden a legyegyszerűbb, ha levél esetén a please find enclosed-ot, míg email esetén a please find attached kifejezést használod.

 

Ha olyan területen dolgozol (vagy szeretnél a jövőben dolgozni), ahol sokszor kell árajánlatod adnod, akkor ezekkel a mondatokkal tudod megtenni:

  • Please find our most recent price list attached/enclosed.
  • I am taking the liberty of attaching our price list.

Valamint ez is egy gyakran használt megjegyzés ilyen esetekben:
Please note that our prices are subject to change – Kérem, vegye figyelembe, hogy áraink változhatnak.

 

Ha számlákkal, kifizetésekkel és úgy általában pénzügyekkel foglalkozol, akkor előfordulhat, hogy ezekre szükséged lesz angol hivatalos levél vagy email során:

  • Our terms of payment are as follows… – A fizetési feltételeink a következők…
  • Our records show that we have not yet received payment of… – A nyilvántartásunk szerint még nem kaptuk meg (valaminek) az összegét.
  • According to our records… – Nyilvántartásunk / feljegyzéseink szerint…
 Ha számlákkal foglalkozol ezekre szükséged lehet angol hivatalos levél vagy emailnél

Ha a levél végén arra szeretnél utalni udvariasan például egy új ügyfélnél, hogy várod a közös munkát (a további üzletkötéseket), ezek a megfelelő kifejezések erre:

  • I look forward to working with your company in the near future.
  • I look forward to our continued business relations.
  • I am looking forward to doing business with you.

 

Zárszó az angol hivatalos levél és email esetén.

Ezeket használd üzeneted céljától függően aszerint, hogy például jelezni szeretnéd, hogy örömmel állsz a továbbiakban a másik fél rendelkezésére vagy megköszönsz neki valamit, mert megkérted valamire.

  • If we can be of any further assistance, please let us know.
  • If I can help in any way, please do not hesitate to contact me.
  • If you require any further information…
  • For more details…
  • Thank you for taking this into consideration.
  • Thank you for your time.

 

A fenti kifejezések segítenek abban, hogy hivatalos leveled gördülékeny és profi hatást keltsen. Azonban ezen kívül még hadd osszunk meg veled 5 tippet, amivel tovább finomíthatod leveleidet.

Ezek a tippek segítenek megtalálni a megfelelő formai elemeket és hangvételt a levél megírásakor.

 

 

Az 5 legfontosabb tipp a tökéletes angol hivatalos levélhez és emailhez

 

#1: Tipp: Ne használj összevont alakokat angol hivatalos levél vagy email írásakor.

Tehát olyanokat, mint I’m, we’ve, he’d like stb. Ezeket csak akkor kezd el használni, ha már kialakult egy informális, barátias hangvételű kapcsolat beszélgetőpartnereddel. Addig is írd ki teljes egészében: I am, we have, he would like.

Soha ne használd állásra jelentkezéskor, motivációs levélben vagy bármilyen hivatalosan benyújtandó dokumentumban. Ezt téve előfordulhat, hogy azonnal elutasítják anyagodat.

 

#2: Tipp: Kerüld az érzelmes megfogalmazást angol hivatalos levél és email esetén.

Olyan szavak, minthogy happy, great, super, lovely stb. egyszerűen nem alkalmasak arra, hogy egy hivatalos hangvételt üss meg vele, így amennyiben nem szükséges, kerüld el eme szavak használatát.

Mi is szeretünk vidámak lenni, de a szokás úgy alakította, hogy ennek nem a hivatalos levélnél van meg a helye. A kép kedvéért úgy is mondhatnánk nem itt érdemes tök jó fejnek lenni.

 tök jó fejnek nem érdemes lenni angol hivatalos levél esetében

#3. Tipp: Ne használj idiomatikus, vagyis köznyelvi nyelvezetet.

Mit is jelent ez? A beszélt hétköznapi angolban gyakran előforduló kifejezéseket érdemes elkerülnöd, ilyenek például a következők: “in a nutshell”, “If you ask me…”, “on the one hand…on the other hand”.

Ezeket nagyon jó, hogy ismered, használd is, azonban ne egy angol hivatalos levélben vagy emailben. A fenti példák helyettesítésére a következőket használhatod egyébként bátran:

  • In a nutshell helyett in brief ;
  • If you ask me helyett In my opinion ;
  • on the one hand…on the other hand helyett (ami két dolog összehasonlítására szolgál) használd egyszerűen a however-t (azonban).

Sajnos több ilyen példa itt nem fér bele, mert erről akár szótárat is lehet írni.

 

4. Tipp: Ne komplikáld túl a leveled vagy emailed.

Az angol egy viszonylag egyszerű nyelv (bár ezt nem biztos, hogy mindenki így gondolja), mely rövid, egyszerű mondatokon alapszik. Ha a mondataid két sornál hosszabbak, akkor valószínűleg túlbonyolítottad azt.

Ráadásul ilyenkor félő, hogy a mondat az értelméből is veszít. A korábban bemutatott kifejezések használata után ügyelj arra is, hogy leveled tömör és érthető maradjon az olvasó számára is.

 

5. Tipp: Amikor először küldesz egy hivatalos emailt angolul, akkor mindenképp használj hivatalos hangvételt.

Ezután figyeld meg, hogy a másik fél milyen hangnemben reagál. Ha az ő levele kevésbé hivatalos hangvételű, bátran másold le és használj te is könnyedebb hangnemet a további levelezés során.

Amíg az hivatalos leveleidben és emailjeidben udvariasan és kellően hivatalos hangnemben, érthetően fogalmazol, addig minden rendben lesz.

 

Angol hivatalos levél és email minták:

Itt összeállítottunk neked 5 sablont témák szerint, melyeket le is tölthetsz szerkeszthető formátumban és átírhatod saját igényeid szerint.

 

Megjegyzés: A vastaggal szedett részek azokat a szavakat és kifejezéseket tartalmazzák, melyek javasoltan alkalmazandók az adott témákban.

Angol hivatalos email minta állásra jelentkezéshez

(természetesen levélre is alkalmazható)

 

Subject: William White; Experienced HR assistant

 

Dear Sir or Madam,

My name is William White and I am writing to you regarding your advertised position of HR assistant. I would like to formally put myself forward for this position and take the time to tell you a little bit about my credentials and work history.    

Having qualified from Sheffield University with a 2.1 BA hons degree, I have since held positions within two highly reputable companies; namely Sincor Gas and Global Hiring.

Within these two companies I have worked as past of HR teams responsible for all aspects of that given field, while at the same time having specialised in payroll due to my keen interest in financial aspects of the job. My work has always been highly praised and it is only my desire to find new challenges and work opportunities which has inspired me to look for a new place of work. I am a motivated, dedicated and social person who works well both independently and as part of a team.

I hope that you have the time to review my attached curriculum vitae and I look forward to receiving your reply.

Yours faithfully,

William White

 

Panaszlevél sablon angolul légitársaságnak

(valójában ez egy email, csak magyarul nem használunk olyat, hogy panasz email)

 

Subject: Complaint regarding flight 78498

 

To whom it may concern,

My name is Gillian Moss and I am writing to complain about a recent flight which I took with your company.

On the second of June of this year, I took a flight from Manchester to Paris. I am not a frequent flyer, but your company had been recommended to me by a friend. I was thoroughly disappointed, however, by all aspects of the journey. Not only was I charged a ridiculous amount of money for my luggage being just over the designated weight, the flight was then delayed by four hours without explanation. To add insult to injury, the cabin crew were then extremely rude to me when I asked for a pillow. I am not a young woman and the discomfort offered by your inadequately spaced seating was quite severe.

Finally, upon reaching Paris, I was informed that my luggage been placed upon the wrong flight. My long weekend was entirely ruined, as I had none of my essentials.

Due to the above reasons, I would like to ask for my flight to be refunded and for further compensation to be offered.

You may find a copy of my flight booking number attached.

Please respond at your earliest convenience.

Yours faithfully,

Gillian Moss

 

Felmondó levél angolul

(valójában ez is egy email, csak szintén nem nagyon mondunk olyat magyarul, hogy felmondó email)

 

Dear Mr Lyle,

I regret to inform you that I would like to formally submit my resignation.

As you know, I have recently made several complaints about my recent workload and additional responsibilities. I joined your company as a part time employee with a contract for 25 hours per week. Recently, however, due to the many additional projects which you have given me, I have been working at least 35 hours, including both Saturday and Sunday.

Having raised these issues at several meetings, I had hoped that the situation may be resolved. It is because of the continuance of these problems, though, that I must now submit my notice. This is not something I do lightly, as I have great respect for your company. However, this increase of hours does not allow me to balance my other goals and responsibilities.

I would be grateful if you could formally acknowledge this email, so that we may begin the process of my resignation.

Yours Sincerely,

Edward Penfold

 

Angol árajánlatkérő email/levél, üzleti levelezéshez

 

Dear Mrs Kline,

My name is Daniel Dane and I am writing to enquire about the possibility of contacting you.

On the 16th of June I am getting married and I am currently looking for a professional wedding photographer. My friend, Samuel Peeps recommended your services and I would like to know a little more about your pricing, availability and credentials.

I would be grateful if you could send me your price list and any further information to the above address. You may also contact me by telephone on 01707 874067.

I look forward to discussing this possibility further.

Yours sincerely,

Daniel Dane

 

Válasz a fenti angol árajánlatkérő emailre/levélre

 

Dear Daniel,

Thank you very much for your letter dated the 3rd of April. I am delighted that you are interested in hiring me as your wedding photographer.

As requested, I am enclosing a my price list, credentials and availability. Fortunately, I currently have no other bookings for the 16th of June, so I would be at your disposal.

I have take the liberty of adding also enclosing some samples of my previous work. I hope that they help you to decide whether you would like to confirm the booking.

I would like to mention that the prices are subject to change, depending on the notice given regarding the booking. You can also find information about deposit requirements within the pamphlet too.

If you require any further information, please do not hesitate to contact me.

Best regards,

Silvia Kline

 

Szólj hozzá és mondd el véleményed a cikkel kapcsolatban!

Reméljük tetszett, tanulj velünk legközelebb is! Ha bármilyen kérdésed vagy javaslatod lenne az angol hivatalos levél és email leckénkkel kapcsolatban (valami kimaradt például), örömmel várjuk a marketing@angolintezet.hu email címre és szívesen kiegészítjük vele.

További nyelvleckékért és angol tanulással kapcsolatos hírekért iratkozz fel hírlevelünkre!

 

Angol nyelvlecke értesítő

Kapja meg elsőként nyelvleckéinket és további hasznos nyelvtanulási tippeket.

Heti nyelvtanulási tippek és üzleti angol nyelvleckék

Iratkozzon fel angol nyelvtanulási blogunkra!
KÉREM A LECKÉKET ÉS TIPPEKET!
close-link
Share This