Árajánlat angolul

Aki a beszerzési vagy értékesítési részlegen dolgozik, pontosan tudja hogy sok módja és lépése van annak, hogy ajánlatot kérjünk vagy adjunk egy termékre vagy egy szolgáltatásra. Fontos, hogy egy ilyen szituációban mennyire tudunk professzionális árajánlatot adni/kérni, ezért is hoztuk létre ezt a cikket. Ha továbbolvasod a cikkünket megtudhatod, hogyan is néz ki egy tökéletes árajánlat angolul, hogy az minden igénynek és formai követelménynek megfeleljen.

Tartalomjegyzék:

1. Mikor lehet szükségünk angol árajánlatkérésre/adásra? >>

2. Hasznos kifejezések >>

3. Így kérj jól árajánlatot angolul! (a request for quation / an RFO) >>

4. Ajánlatkérő e-mail >>

• • Az ajánlatkérő e-mail tartalma
  • Ajánlatkérő e-mail minta

5. Ajánlattétel angolul – így küldj jó ajánlatot e-mailben (a sales e-mail) >>

6. Válasz ajánlatkérő e-mailre (a price quotation) >>

1. Mikor lehet szükségünk angol árajánlatkérésre / adásra?

Amennyiben mi szeretnénk értékesíteni valamit:

Előfordulhat, hogy e-mailben kell felvennünk a kapcsolatot cégekkel ez lehet egy rövid email amivel fel szeretnénk kelteni egy potenciális ügyfél érdeklődését és meg szeretnénk tudni, hogy hasznosak lehetnek-e a cége számára a szolgáltatásaink vagy a termékeink (sales proposal / sales email). Ha ez sikeres akkor sor kerülhet személyes megbeszélésre is. 

Miután az eladó fél megbízottja (the sales rep) beszélt a vevő megbízottjával (the client’s rep), hogy megtudja pontosan mire is van szükségük és mennyit hajlandóak fizetni ezért, egy e-mailben összefoglalhatjuk a részleteket, melyekben megállapodtunk. 

Más esetekben jelentkezhetünk egy pályázatra is. Persze az, hogy egy cég kiír-e pályázatokat, nagyban függ az adott szektortól, a terméktől vagy szolgáltatástól illetve a vállalati politikától. Kétféleképpen történhet a pályázás folyamata (tendering  /  bidding process):

• • nyílt tenderekben (open tender), ahol számos cég részt vehet előzetes szűrés nélkül,
  • vagy zártkörű pályázatokon (invited tender), ahol csak néhányan tehetnek ajánlatot. 

Amennyiben vásárolni szeretnénk valamit a cégünk számára:

…vagy esetleg keresni szeretnénk egy beszállítót akivel hosszútávon együtt tudunk működni, akkor árajánlatot kell kérnünk tőlük. Ez is történhet írásban, egy rövid e-mail formájában (request for price quote). Szükségünk lehet arra is, hogy ha az ajánlat nem megfelelő, akkor vissza tudjuk utasítani vagy tudjunk érdeklődni a további lehetőségeinkről. 

Természetesen mindez a magánéletünkben is előfordulhat, például ha autót vagy ingatlant szeretnénk vásárolni. Arról nem is beszélve, hogy ha valamilyen nagyobb szabású eseményt, például egy céges bulit vagy egy esküvőt szervezünk, akkor számtalan céggel (rendezvény szervezőkkel, fotóssal, szállodákkal, éttermekkel) kell kapcsolatba lépnünk.

2. Hasznos kifejezések angol árajánlat kéréshez

Elsőre nagy kihívásnak tűnhet, ha ilyen kommunikációt angolul kell lebonyolítani, főleg ha nem vagyunk benne jártasak. Viszont mivel a cégek jelentős része külföldi partnerekkel is kapcsolatban áll, néha elengedhetetlen hogy pár hasznos angol kifejezést és megfogalmazást ismerjünk árajánlatokkal kapcsolatban.

Lentebb adunk számos tanácsot különböző ajánlattétellel kapcsolatos emailek megszerkesztéséhez és összegyűjtöttük az ezekben előforduló leggyakoribb szófordulatokat is. Így például az alábbi kulcsszavak segítségével vághatunk neki a témának:

3. Így kérj jól árajánlatot angolul! (a request for quotation / an RFQ)

Ha szeretnénk megtalálni azt a céget, amelyik tudja biztosítani az igényeinknek megfelelő terméket a költségvetésünknek megfelelő áron (within our allocated budget), akkor a legegyszerűbb ha írunk egy emailt. Ez azért is előnyös mert ha írásban kapjuk meg az árajánlatot, akkor abban is biztosak lehetünk, hogy ezen később nem variálnak.

Amikor árajánlatot kérünk, akkor arra kérjük a beszállítót (supplier), hogy a megadott feltételeknek megfelelően (on the terms quoted) és a megadott áron teljesítse a megrendelésünket. Emiatt nagyon fontos, hogy annyira pontosak legyünk amennyire csak lehet. Például a szállítási költség (carriage costs) vagy a biztosítás (insurance) benne vannak az árban? Mi a helyzet a szállítási idővel, tudják garantálni azt amiben megegyezünk (guaranteed delivery time)? Bizonyos termékek esetén releváns megállapodni az üzemeltetési költségekben (maintenance fee) is, hiszen szükség lehet rendszeres karbantartásra.

Árajánlat angolul – ajánlatkérés – hasznos kifejezések

Hogy rá tudjunk kérdezni mindezekre a részletekre angolul is, fontos ismerni a megfelelő szakkifejezéseket. Ezek egy része főnév amikkel sokszor ajánlatkérő adatlapokon vagy táblázatok kitöltésekor találkozunk. Ezeket és egyéb hasznos kifejezéseket gyűjtöttük itt össze:

4. Árajánlat angolul – Ajánlatkérő e-mail

Az ajánlatkérő email megírásához az alábbiakat javasoljuk:

• A címzett legyen egy konkrét személy, lehetőleg az adott cég értékesítési vezetője (sales manager)
• Adjunk meg néhány lényeges adatot a mi cégünkről is, biztosítva őket, hogy fizetőképesek (ex. we can guarantee prompt payment) és megbízhatóak vagyunk
• Tételesen soroljuk fel a termékeket és / vagy szolgáltatásokat melyekre kérjük az ajánlatot
• Kérdezzünk rá a fizetési feltételekre (payment terms)
• Ha nagy mennyiségben rendelünk akkor érdeklődjünk az erre vonatkozó kedvezményekről (bulk discounts)
• Bizonyosodjunk meg arról, hogy a szállítási költségek (carriage costs) benne vannak-e az árban

Az e-mail megírása előtt ajánljuk, hogy olvasd el az Útmutató angol hivatalos levél és email írásához című cikkünket is.

Az ajánlatkérő e-mail tartalma

1. A tárgysor legyen világos és tömör. Tartalmazza, hogy ki kéri az árajánlatot és mire. Például:

Request for quote – wedding catering – Janet Smith

2. A címzés lehet Dear Sir / Madam ha nem tudjuk az illetékes nevét, de ha igen, akkor persze jobb ha ezt használjuk (pl. Dear Ms Jones).

3. Legyen benne már az első mondatban, hogy miért is írunk. Adjunk meg minden fontos információt amit tudniuk kell ahhoz, hogy árajánlatot tudjanak adni. Egy szolgáltatás esetében például azt, hogy mikor, hol, mennyi ideig vennénk igénybe, egy termék esetében pedig, hogy mennyit kérünk belőle, melyik fajtából, hova, esetleg, hogy mire fogjuk használni stb. Ha táblázatos formában soroljuk fel a termékeket, akkor ehhez hasonló oszlopokra lehet szükség:

• A termék megnevezését (item description)
• Egység (Unit), ez lehet darab (pc – pieces), doboz (boxes), pár (pairs)
• Megjegyzés (Remarks)
• Márka (Brand)

Ha több cégtől is kérünk árajánlatot, akkor kérhetjük őket arra is, hogy egy csatolt adatlapot töltsenek ki az általunk megjelölt információkkal. Ha pályázatról van szó, akkor érdemes belefoglalni az e-mailbe, hogy mi lesz ennek a kimenetele – milyen hosszú együttműködésre számíthatnak a cégünkkel. Például:

The bidding will result in entering into an agreement with the selected supplier for a period of x years / months – A cégünk egy x évre / hónapra szóló egyezményt ír alá a sikeres pályázóval.

4. A lezárásban legyünk udvariasak, de hangsúlyozzuk, hogy mielőbb szeretnénk választ kapni. Például:

We hope to hear back from you soon – Reméljük mihamarabb felkeresnek

Looking forward to receiving an early response – Várjuk mielőbbi válaszát

Ajánlatkérő e-mail minta

Subject: request for quote – office stationery – Easy Trip Inc.

Dear Sir / Madam, 

We would like to request a quote for the office stationery items listed in the attached document.

We would also like to know how long it would take you to ship the products to our companies offices located in Váci Street, Budapest, Hungary. If you have any discounts for bulk purchases, please include them in the quote.

If we find the quote satisfactory, we would be interested in establishing a long-term partnership with your firm, potentially increasing the quantities of our orders in the future.

We are an established travel agency an we can guarantee prompt payment once we receive your invoices. If you would like to find out more about our company, please visit our website: www.easytrip.com.

Should you require any further information, please don’t hesitate to contact us on the telephone number below.

Looking forward to hearing from you soon,

Eric Middleman

Procurement Manager

Easy Trip Inc.

+37 50 789 43 43

5. Ajánlattétel angolul – így küldj jó ajánlatot e-mailben (a sales e-mail)

Amikor értékesíteni szeretnénk a cégünk termékeit vagy szolgáltatásait, az első lépés legtöbbször az, hogy e-mailben keressük meg a potenciális ügyfeleket. A célunk persze az, hogy az e-mailünk felkeltse az érdeklődésüket. Bizonyára magyarul pontosan tudjuk milyen stratégiákkal és szófordulatokkal érhetjük ezt el, de mik a megfelelő angol kifejezések? Íme néhány praktikus tipp arra, hogy hogyan rakjunk össze egy ilyen e-mailt:

Tárgysor (subject line)

Az e-mail tárgysora legyen rövid és figyelemfelkeltő. A lényeg, hogy ne hangozzon úgy mint egy porszívóügynök első mondata és a címzett rákattintson az e-mailre. Figyeljünk arra, hogy ne kerüljenek olyan szavak a tárgysorba amik miatt spam-nek tűnhet az e-mailünk. Kerüljük például az olyan szavakat mint a solution (megoldás), complimentary (ingyenes), tempting (csábító), exciting (izgalmas), unique (egyedi) vagy state-of-the-art (csúcstechnológiás).

Fontos, hogy személyre szabottnak hangozzon az e-mail, ezért a tárgysorban feltehetünk kérdéseket vagy utalhatunk az adott cég egy aktuális problémájára. Jó ötlet lehet megnevezni egy közös ismerőst. És egy apróság: nem ajánlott minden szót nagybetűvel kezdeni a tárgysorban – ez olyan benyomást kelt mintha ugyanazt az emailt kiküldtük volna a fél világnak. Viszont az első szó kezdődjön nagybetűvel ugyanis az olvasok hajlamosak figyelmen kívül hagyni a csupa kisbetűs címeket. Válogathatunk ezek közül a megfogalmazások közül:

• Ideas for… (Ötletek a … -ra) – itt soroljunk fel olyan dolgokat, amik fontosak az adott cég számára
• Question about … (Egy kérdés a … -ról) – itt említsük meg a cég egyik célját
• Have you considered … ? (Gondoltak már a … -ra?) – itt tegyünk egy javaslatot
• X person suggested to get in touch (X javasolta, hogy vegyük fel a kapcsolatot)
• Quick question (Egy gyors kérdés)

Az első mondat

Ha a tárgysor sikeres akkor fél lábbal bent vagyunk. Most viszont el kell érni, hogy a címzett tovább olvassa az e-mailt és ne gondolja azt, hogy ez egy automatikus üzenet ami több száz céghez kiment.

Nem ajánlott úgy kezdeni az e-mailt, hogy Hello, my name is … (Heló, a nevem …), ugyanis itt nem rólunk van szó hanem az ügyfélről. Ezért kezdjük valami személyessel vagy egy közös ponttal: utaljunk a cég eredményeire, egy posztjukra amit például a LinkedIn-en olvastunk vagy egy személyre aki összeköti a cégeinket. Ehhez persze előbb kell egy kis háttérkutatást csinálnunk. Ha nincs ilyen kapcsolódási pont akkor egy releváns statisztikát is megemlíthetünk. Ehhez hasznos kifejezések lehetnek:

• We noticed you … (Észrevettük, hogy…)
• XY mentioned that you … (Közös ismerősünk említette, hogy …)
• Congratulations on … (Gratulálni szeretnénk a … -hoz)
• I really enjoyed your post on … (Nagyon tetszett a …-ról szóló posztja)
• I was intrigued by your company’s … (Érdekesnek találtam a cégük …-jét)

Az ajánlat

Azt, hogy milyen hosszú legyen az e-mail, döntsük el az alapján, hogy ki a címzett. Ha egy elfoglalt felsővezetőről van szó, akkor törekedjünk rövidebb e-mailre (50-125 szó). Ha van közös ismerősünk, akkor persze hosszabb is lehet. Általában 300 szónál nem javasolt hosszabb terjedelmű ajánlattevő emailt küldeni. 

Bár az e-mail hossza is meghatározó lehet abban, hogy elolvassák-e, mégis a legfontosabb talán a tartalma. Ez legyen lényegretörő és könnyen érthető. Fontos az is, hogy kerüljük az általánosításokat. Gondoljunk arra, hogy az ügyfél arra kíváncsi, hogy mit tudunk nekik ajánlani és nem arra, hogy milyen csodálatos a mi cégünk. Tehát tegyünk fel olyan kérdéseket, amik összekötik az ügyfél céljait az ajánlatunkkal. Például:

• Is … a priority for you? (A … prioritás az Önök számára?)
• In what way would you like to improve your…? (Hogyan szeretnék fejleszteni a … ?)

• I see your company currently doesn’t have a …. Why not? (Látom jelenleg nem rendelkeznek… Miért nem?)

• Would you be interested in trying our…? (Kipróbálná esetleg a…?)

• Do you think your company might be interested in …? (Érdekelheti a cégét a…?)

Hogy elkerüljük a helyesírási hibákat mindenképpen használjuk a spellcheck funkciót. Ha aggódunk a nyelvtani hibák miatt akkor jó szívvel ajánljuk a Grammarly-t, ami felismeri és kijavítja ezeket.

Lezárás

A cél, hogy a lezárásban konkrét reakciót kérjünk az ügyféltől és ne várjuk el, hogy ő találja ki mi a következő lépés. Ajánlhatunk egy találkozót, egy telefonhívást vagy megkérhetjük, hogy keressen meg a további kérdéseivel. Esetleg engedélyt kérhetünk, hogy ha nem érdekli az ajánlat akkor töröljük az adott céget a listánkról. Ez lehetőleg ne egy igen-nem kérdés legyen (Do you / Are you…?) hanem egy nyílt végű kérdés (What do you think about…? How do you feel about…?)

Néhány példa:

• How do you feel about discussing … in person? (Mit gondol egy személyes találkozóról, hogy megbeszéljük a …?)
• I would love to set up 30 minutes to show you … Would (day) work for you? (Nagyon szívesen megmutatnám a …-t 30 percben. …(nap) megfelelne erre?)
• Are you available for a short call on … ? (Megfelelő lenne (időpont) egy rövid hívásra?)
• Are there any questions that I can clear up for you? (Van bármilyen kérdése amiben segíthetek?)
• If you aren’t interested in the offer at the moment, do I have your permission to close your file? (Ha jelenleg nem érdekli az ajánlat, lezárhatom az aktájukat?)

Aláírás

Az aláírás legyen egyszerű és profi. Kerüljük az inspiráló idézeteket és a hangzatos szlogeneket. Egyszerűen adjuk meg a nevünket, telefonszámunkat és lehetőleg egy linket a LinkedIn profilunkhoz.

Ajánlatadás minta angolul

Subject: Ideas for teambuilding

Dear Mr Jackson

Congratulations on your company’s 10 year business anniversary! I saw the photo montage on your LinkedIn profile. How are you planning to celebrate this big milestone? Would you be interested in a team building event around a catered lunch?

We are an established catering company and have been organizing highly successful team building events and conferences for the past 6 years. We offer catered meals for all tastes and organize other fun activities that are compatible with a lunch.

I would love to set up a 30-minute Zoom call to show you your options. Would next Tuesday work for you? 

Sincerely,

Alex Pollock

Lunches & More

+41 30 578 9988

Válasz – hasznos kifejezések

Amennyiben ilyen megkeresést kapunk és e-mailben szeretnénk válaszolni, akkor az alábbi kifejezések hasznosak lehetnek, akár elutasítjuk az ajánlatot, akár további információt szeretnénk kérni róla:

6. Árajánlat angolul – válasz ajánlatkérő e-mailre (a price quotation)

Amennyiben nem mi keressük fel az ügyfelet, hanem a cégünktől kérnek árajánlatot (request for quotation / RFQ), akkor az általános tanácsunk az, hogy röviden, udvariasan és világosan fogalmazzuk meg a válaszunkat, hiszen az ügyfél sokszor számos cégtől kér ajánlatot, hogy megtalálja a legkedvezőbbet.

Fontos tudnunk, hogy az ajánlat megtétele nem kötelez semmire. Viszont lényeges, hogy a megadott árak pontosak legyenek és ne változtassunk rajtuk ha az ügyfél úgy dönt, hogy minket választ. Miután elfogadták az árajánlatunkat, ezt átalakíthatjuk egy számlává (invoice).

Mit tartalmazzon az árajánlat angolul?

Javasolt ezt minél gyorsabban megtenni (12 órán belül), úgyhogy jó ha nem kell sokat törnünk a fejünket az angol megfogalmazáson. Az alábbiakban összegyűjtöttük a lépéseket egy angol nyelvű e-mail megírásához:

1. A megszólítás legtöbb esetben hivatalos, tehát: Dear Mr / Ms X. Ha a cégünk profiljába belefér vagy személyesen ismerjük a címzettet, akkor természetesen informálisabb is lehet, például: Hi (first name)
2. Ezután jelezzük, hogy pontosan mire is válaszolunk:

This email is in reference to … – A …-val kapcsolatban írok.

3. A kapott igényre vonatkozó árat legtöbbször egy csatolt dokumentum tartalmazza. Utaljunk erre a főszövegben:

A quotation for the requested … is attached – A … igényre való árajánlatot csatoltam.

Ha bármilyen engedményt adunk (discount) akkor ezt is jelezzük az e-mail fő szövegében. Például akkor is adhatunk engedményt, ha az ügyfél hamar elfogadja az ajánlatot. Felsorolhatjuk az opcionális extrákat is az árral együtt. Fontos lehet előre megemlíteni, ha az ár változhat:

…prices may vary if … – …az ár változhat ha…

4. A lezárásban pedig utaljunk arra, hogy szívesen együttműködnénk az adott céggel a jövőben. Például:

We look forward to a successful business relationship with you. – Egy sikeres üzleti kapcsolat reményében…

5. Amennyiben formális hangvételű az e-mailünk, akkor az elköszönés is formális kell hogy legyen, például: Yours sincerely, Regards, Best regards, Yours faithfully

Kevésbé formális e-mail lezárásához: Kind regards, Best, Very best

Mit tartalmazzon a csatolt dokumentum?

Tartalmazza a releváns információkat az ügyfél cégéről (client information) és a mi cégünkről is. Emellett:

• Az árajánlat egyedi sorszámát (unique quotation number)
• A kiállítás dátumát (quote issue date)
• A lejárat dátumát (quote expiry date)
• A feltételeket (terms and conditions) – itt részletezhetjük a lehetséges változásokat. Például egy szolgáltatás lehet időjárásfüggő. 
• A szállítás idejét, módját és helyét (time, mode and place of delivery)
• A termékek vagy a szolgáltatások leírását és árát (description and price)

• • • Ebbe beletartozhat az egységár (price per unit)
    • A termékek minősége és mennyisége (quality and quantity)
    • Szolgáltatás esetében lényeges lehet külön a munkadíj és az anyagköltség (cost for labour and materials) 

• Az áfát (VAT)
• A fizetés módját, pl készpénzben vagy kártyával (term of payment – cash or credit), előre (up front) vagy a munka elvégeztével (on completion)
• És a végösszeget (total cost)

Ennek a táblázatnak az alján hagyjunk helyet az ügyfél aláírásának. Ezt meg lehet fogalmazni például így:

I ______ accept the above terms and conditions. Signed: _______ Date: _____

Amennyiben office programokat használtok a cégben, akkor nagyon hasznos tud lenni a Microsoft által ingyenes letölthető business price quotation sablonjai.

Válasz ajánlatkérő e-mailre minta

Dear Ms Hopkins

This email is in reference to the request for quotation we received from your company yesterday.

A comprehensive price quote for the requested office stationary is attached. Please note that the size of your order allows us to provide such an exceptional price. However, prices may vary if the order is decreased by more than 20%. Should you decide to accept our offer within 3 days, we are able to guarantee a further 5% discount from the total price.

We ship every order from our Liverpool warehouses as soon as possible and can therefore guarantee one week delivery. 

Should you have any further questions, please contact us by email or telephone. We look forward to a long-term business relationship with you.

Regards,

Allsion Bell

Manager for PaperHouse

7. Árajánlat angolul összefoglaló

Az árajánlatokkal kapcsolatos levelezés lényege, hogy az e-mailek rövidek és célratörőek legyenek. A részletek rendszerint a csatolt dokumentumokban találhatók, sokszor táblázatos formában az áttekinthetőség érdekében. A tömörség érdekében fontos megtalálni a megfelelő angol kifejezéseket és mondatszerkezeteket, amik kellően udvariasak is. A fenti cikkben ilyeneket gyűjtöttünk össze hasznos tippekkel és mintákkal. Szó esett olyan e-mailekről, amikben egy ajánlattal keresünk fel potenciális ügyfeleket, olyanokról, melyekben árajánlatot kérünk egy cégtől és persze az erre adott válaszokról is. Reméljük ezzel sikerült megkönnyíteni a levelezés folyamatát!